Gestão de custos: Entenda porque ela é tão importante para o seu negócio

Gestão de custos: Entenda porque ela é tão importante para o seu negócio

Qualquer empreendedor que considera montar um negócio deve ter a percepção clara de que há muitas despesas e custos envolvidos na realização da maioria das atividades. Mesmo assim, muitos não sabem – ou até mesmo não querem – fazer uma gestão de custos, ainda que básica.

No Brasil, uma das principais causas de falência de uma empresa é o descontrole financeiro. Manter as contas em dia é essencial para a sobrevivência e continuidade de um negócio, independente do tamanho.

O que é gestão de custos?

o que e gestao de custos

Além de uma gestão empresarial ativa e tomadas de decisão eficientes, a gestão de custos é um dos principais motivos de sucesso para uma empresa. Afinal, tudo que você produz gera um custo – e esse custo consome o seu orçamento.

A abrangência da gestão de custos é extensa, englobando desde a matéria-prima até atividades empresariais cotidianas. Assim a contabilidade envolve também transporte, equipamentos, mobília e até mesmo o papel usado na impressora ou o café.

Veja alguns exemplos de custos que costumam influenciar no orçamento da maioria das empresas:

  • Aluguéis;
  • Despesas fixas (água, energia, telefone, etc);
  • Salários;
  • Horas excedentes;
  • Impostos;
  • Material de limpeza;
  • Entre outras coisas.

Custos diretos e indiretos

O primeiro objetivo claro que podemos listar para a gestão de custos é a diferenciação entre custos diretos e indiretos. E dentro disso, outra parametrização, agora entre custos fixos e variáveis.

E, para entender a diferença entre esses dois tipos de despesas, vamos explicá-la de maneira bem simples.

Os custos diretos, como o próprio nome já diz, estão diretamente relacionados aos custos de produção do produto ou serviço oferecido pela sua empresa. Já os indiretos, apesar de também serem essenciais para o funcionamento da empresa, não possuem relação direta com a produção. Veja o exemplo abaixo:

Imagine uma loja de roupas que produz suas próprias peças.

Em sua gestão de custos podemos incluir como custos diretos: salários das costureiras, tecido, botões ou outras matérias primas e embalagem final. Por outro lado, os indiretos: seriam os setores administrativos,aluguéis, impostos, office boy para entregas e funcionários terceirizados responsáveis pela limpeza e segurança da loja.

Custos fixos e variáveis

Como dissemos, inseridos aos custos diretos e indiretos temos os “diretos fixos e variáveis” e os “indiretos fixos e variáveis”. Os fixos não costumam ser alterados pelo volume de produção, já os variáveis se modificam de acordo com a produtividade. Veja alguns exemplos:

Custos diretos fixos e variáveis

Os salários dos funcionários, como já fazem parte de uma categoria de despesas esperadas, são considerados fixos. Já como variáveis podemos citar as matérias-primas, uma vez que podem variar de acordo com a produtividade do mês.

Custos indiretos fixos e variáveis

Entre os custos indiretos fixos temos os aluguéis dos espaços pois dificilmente se alteram dentro do planejamento financeiro da empresa. Já um bom exemplo de custo indireto variável são as entregas via office boy. Afinal não há como prever exatamente o número de pedidos que serão feitos no mês.

Importância de fazer a gestão de custos

Redução de riscos

Descontrole financeiro é um risco – e um risco bem real. Muitos negócios acabam encerrando atividades já que a contabilidade oferece números imprecisos, e o gestor fica sem ter uma real noção dos gastos.

Dessa forma vale lembrar que faturamento alto não é sinônimo único de sucesso, pois o controle de gastos é tão importante quanto.

Competitividade

Ao precificar seu produto você deve cobrir todos os gastos que tem em sua empresa.  Desta forma uma gestão de custos bem feita ajuda a determinar preços de venda competitivos no mercado.

Isso porque, contabilizando todas as variáveis que envolvem, direta ou indiretamente, a sua produção, você pode cortar ou alterar gastos desnecessários. Por exemplo, alterar equipamentos que consomem mais energia, trocar de matéria prima ou até encontrar opções mais viáveis de empresas terceirizadas.

Dessa forma você cria a possibilidades de reduzir os valores do seu produto ou serviço, sem prejudicar a sua margem de lucro.

Controle dos gastos

Esse é o principal ponto do artigo, visto que uma gestão de custos feita com excelência é capaz de analisar e reduzir possíveis desperdícios. Em muitos casos, não se trata apenas dos gastos maiores e mais evidentes, mas dos pequenos e ineficientes que se acumulam ao fim do mês.

Uma gestão detalhada permite uma administração mais sóbria e enxuta do negócio, o qual precisa operar de acordo com a sua realidade financeira.

CMV e CPV

CMV (Custo das Mercadorias Vendidas): o CMV é muito utilizado no comércio, entretanto pode incluir qualquer atividade de outros setores, a condição básica é que a empresa compre algum bem para revender, como os produtos que uma clínica e estética vende às clientes.

CPV (Custo do Produto Vendido): Produto se refere ao bem que é produzido pela própria empresa. Mercadoria são materiais que são comprados de terceiros com o objetivo de revender. Por essa razão o CPV está relacionado aos processos industriais. O indicador utiliza como variáveis saldos de estoque, os gastos de fabricação, os custos da matéria-prima e da mão de obra.

Qualidade ao consumidor

qualidade ao consumidor

Uma gestão de custos também possui impacto direto na qualidade do produto entregue ao consumidor. Afinal, a gestão de custos não só elimina gastos desnecessários, como também corta aspectos ou produtos/serviços que não são interessantes ao público.

Por exemplo, digamos que sejam produzidos A, B e C, mas apenas A e B são consumidos, pois o C não atende às expectativas do consumidor.

Deve-se então diminuir gastos por meio da eliminação do C ou então renovando-o. Isso porque, até então, esse produto gerava custos que não era convertido em vendas.

Outra situação pode ser quando um produto, mesmo que gere vendas, possui uma funcionalidade que não é interessante ao público.

Nesse cenário elimina-se os custos advindos da inserção dessa funcionalidade a fim de entregar um produto mais prático ao público. Podendo, assim, até diminuir o valor de venda dele.

Em geral as empresas se esforçam para levar o cliente, não para o lugar no qual elas mesmas querem, mas onde o cliente quer ir.  Pesquisas de mercado são fundamentais para entender a aderência do público ao seu produto ou serviço.

Lucratividade

Ao eliminar custos desnecessários e trazer um produto de maior impacto, ou seja, com maior resposta do público, obviamente a lucratividade vai aumentar. Afinal, você entrega um produto de maneira mais eficiente e menos custosa.

Dado todos esses motivos acima podemos dizer que, basicamente, com uma boa gestão de custos, você evita desperdícios, gasta menos e lucra mais com os produtos e serviços oferecidos pela sua empresa.

Como fazer uma boa gestão de custos?

Para se ter uma boa gestão de custos, é necessário diferenciar os principais gastos envolvidos. Pois só assim é possível fazer uma avaliação transparente e real da situação financeira.

Os gastos fixos, como já dito, são aqueles que não mudam e, portanto, fica mais fácil de observar possíveis gastos desnecessários. Aqui você pode economizar fazendo um novo contrato de aluguel ou até negociando valores com empresas terceirizadas.

Já os gastos variáveis se tratam dos valores periódicos, que mudam a cada mês, e são mais difíceis de se alterar. No entanto, é possível avaliar se esses gastos são necessários ou não para você. Veja, por exemplo, se a sua equipe está desperdiçando insumos na hora da produção.

Por fim, existem as despesas, ou seja, valores necessários para as operações da empresa, assim como seu funcionamento geral. Aqui é envolvida a manutenção da estrutura física, mobiliário, entre outros fatores.

Dessa forma, todos esses valores devem ser organizados de forma inteligente para que não haja descontrole. Uma opção é contar com um sistema ERP, uma ferramenta para gestão empresarial que envolve questões financeiras e outros processos gerenciais.

Erros comuns na gestão de custos

Gestão de custos é importante, mas nem sempre é tratada com a seriedade necessária. Dessa forma, alguns erros são bem comuns de ocorrer.

Falta de cálculo de produção

Se falta qualquer dado sobre o custo envolvido na produção, você pode acabar vendendo o produto com o preço igual ou menor ao da etapa produtiva. Assim, se faz necessário envolver todos os custos envolvidos com criação, manutenção e venda. Pois, apenas desse modo, é possível calcular um valor coerente ao lucro desejado!

Misturar valores da pessoa física com a jurídica

erros na gestao de custos

Outro erro comum ocorre quando o empreendedor mistura finanças pessoais com as finanças da empresa – um processo que dificulta o trabalho da contabilidade. Afinal, com tanta movimentação, qual parte é da empresa e qual é do empreendedor?

Cabe aqui fazer separadamente o controle do empreendedor. Pois só assim não ocorrerão esses pequenos empréstimos (da conta da empresa para a do empreendedor), o que irá permitir estabelecer o fluxo de caixa real.

Defina o seu pró-labore ideal.  Defina seus dividendos, não tributáveis.  

Ignorar gastos

Assim como se paga luz e água em casa, o mesmo se repete dentro da empresa. Ao ignorar despesas como essas, mesmo que pequenas, pode fazer com que você perca o controle financeiro a longo prazo. Portanto acaba interferindo diretamente no funcionamento da empresa.

Registro mal organizado

Entre todos os erros, o mais comum é a falta de organização. Principalmente pequenas empresas, nas quais um mesmo funcionário realiza várias atividades, pecam na gestão de custos. Nesse cenário é importante contar com figuras preparadas e confiáveis para a organização financeira.

Contar com um profissional ou agência especializada, para lidar com o registro detalhado de gastos e despesas, permite uma eficiente gestão de custos.

Por hoje é só, esperamos que este artigo tenha esclarecido a importância de se fazer uma gestão de custos em sua empresa, independente do porte.  Se você gostou deste artigo, compartilhe com seus amigos e familiares. Até a próxima!

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